Мы рассказали о том, как посчитать количество дней, которые нужно оплатить работнику при увольнении в виде компенсации за неиспользованный отпуск. Сегодня мы остановимся на нюансах обратного процесса – удержании за отпуск, который не был отработан.

Что нам говорит Трудовой кодекс:

Если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, организация-работодатель вправе произвести удержания из заработной платы работника за неотработанные дни отпуска для погашения его задолженности (ст. 137 ТК РФ).

Пример. Работник принят 04.03.2013 года. В октябре отгулял полный отпуск – 28 дней. И решил уволиться 31.10.2013 г.

Посчитаем, сколько дней отпуска работник не отработал.

1. Определим рабочий год, за который работник получил отпуск.

В нашем примере за период с 04.03.2013 г. по 03.03.2014 г.

2. Определим, сколько месяцев работник не доработал до конца этого периода.

Увольнение — 31.10.2013 г. Значит, это период с 01.11.2013 г. по 03.03.2014 г. В этом периоде 4 полных месяца и «хвостик» — 3 дня. Этот «хвостик» мы не учитываем, потому что он меньше 15 дней (см. ).

3. Определяем количество дней, за которые нужно произвести удержание:

Количество дней отпуска, зарабатываемых работником в месяц, умножить на количество недоработанных месяцев: 2,33*4 = 9,32 дня

Помните, что округлять полученный результат можно только в пользу работника. Хотя округлять нет необходимости потому, что все программы принимают к расчету дробный показатель дней. А количество дней, зарабатываемых работником в месяц, равно 2,33 только если ежегодный отпуск всего 28 календарных дней, а дополнительного отпуска у работника нет.

Как определить сумму удержания?

Да все просто, скажете Вы. Надо средний дневной заработок умножить на получившиеся 9,32 дня! Да, правильно. Но какой дневной заработок? На момент увольнения? Нет, нужно умножать на значение дневного заработка, использованного при расчете отпуска, предоставленного авансом.

Всегда ли производится удержание?

Если компенсация на неиспользованный отпуск обязательна всегда (!), то удержание за неотработанный отпуск в некоторых случаях не производится. К этим случаям относятся увольнения по следующим основаниям:

• отказ работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• ликвидация организации либо прекращение деятельности ИП (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• сокращение численности или штата работников организации, ИП (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• призыв работника на военную службу или направление его альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
• восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению ГИТ или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
• признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
• смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
• наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений, если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

В практике компаний нередки случаи, когда сотрудник, проработав меньше года уже выбрал положенные 28 отпускных дней.

Такая ситуация складывается из-за полученных отпускных дней в аванс, с расчетом последующей отработки после выхода на работу.

В силу того, что сотрудник проработавший более шести месяцев имеет право на отпуск.

Иногда сотрудник, вышедший из отпуска увольняется и у него образуется задолженность перед компанией за излишне уплаченные отпускные, которые могут подлежать удержанию. Какими же правилами руководствоваться для расчета удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении и по какому алгоритму его корректно можно произвести.

Удержание – всякое снижение денежного эквивалента труда сотрудника, подлежащего уплате в форме зарплаты. При расчете суммы удержания необходимо руководствоваться рядом правил, которые позволят определить правомерность взыскания и рассчитать верную сумму.

В подавляющем большинстве случаев сумма удержания ограничена до 20% от суммарной выплаты при увольнении (п.1 ст. 138 ТК РФ). Если иное не предусмотрено законом.

В случае предусмотренных законом, процентное соотношение суммы к удержанию может быть увеличено до 50 %, но не более. За исключением ситуации, когда сотрудник обязан:

• выполнять принудительные работы (например, в виде уголовного наказания);
• выплачивать алименты;
• возместить урон здоровью, нанесенный другому лицу;
• восполнить ущерб лицам, нанесенный сотрудником, повлекший смерть кормильца;
• возместить урон, причиненный в результате преступных действий.

Такой закрытый список указан в части 3 статьи 138 ТК РФ. В подобном случае действует ограничение до 50%, но не более 70%.

В отдельных случаях нет основания для удержания:

• отказ от должности по состоянию здоровья или отсутствие таковой;
• в результате признания работника недееспособным;
• ликвидация предприятия;
• сокращение численности штата;
• при изменении собственника предприятия, данное правило распространяется на главного бухгалтера, руководителя и заместителя;
• призыв сотрудника на службу в армию и госслужбу;
• в случае смерти сотрудника или руководителя предприятия;
• наступление непреодолимых обстоятельств (техногенные и географические катастрофы).

Калькуляция

Рассмотрим, как рассчитать удержание за неотработанные дни отпуска.

Алгоритм калькуляции суммы удержания рассмотрим далее.

Количество дней отпуска, положенных к отработке можно рассчитать:

КДН= КДИ – (КДО/12 * КС), где:

• КДИ – фактическое количество дней отпуска, в днях;
• КДО – продолжительность оплаченного отпуска, в днях;
• КС – стаж работы за текущий год, в месяцах.

∑ОУ= КДН*СДЗ , где

• ∑ОУ – сумма, подлежащая удержанию;
• КДН – количество излишне оплаченного отпуска, в днях;
• СЗД – средний дневной заработок.

Если стаж работника достиг полных 11 месяцев, ему полагается отпуск в количестве 28 дней. В данном случае выплата сумм, подлежащих к выдаче при увольнении производится в полном объеме.

Пример

Сотрудник оформлен в штат 04.02.2014 года. В ноябре взял отпуск 28 дней. Подал заявление на увольнение 30.09.2014 года.

Средний дневной заработок при расчете отпускных равен 1750 руб.

Рабочий год соответствует периоду с 04.02.2014 г. по 04.02.2015 г., не отработанным остался период с 01.10.2014 г. по 04.02.2015 г., что составляет полных 4 месяца (4 дня февраля не учитываются, так как не достигают половины месяца). Стаж равен 8 месяцам.

Следуя формуле, вычислим не отработанные дни отпуска:

9,33 * 1750 = 16327,5 руб.

Процедура

При расчете берется период, — рабочий год, который начинается с момента устройства на работу, за исключением испытательного периода.

Для расчета и удержания выплаченных авансом отпускных, необходимо учитывать только год, в котором были выплачены отпускные.

Алгоритм процедуры:

• формируется уведомление об удержании, направляется сотруднику для ознакомления;
• издается приказ о вычете установленной суммы переплаты;
• проводится ознакомление и согласие увольняющегося с приказом;
• делается выплата денежных сумм, начисленных при увольнении, за вычетом суммы к вычету.

Процедура удержания проводится в крайний рабочий день сотрудника. В случае не согласия сторон, можно обратиться с суд.

Юридические аспекты

Удержать или нет, полученные авансом отпускные денежные средства, решает руководитель по своему усмотрению, это его право, но не обязанность.

Работодатель в праве выдать при увольнении работнику заработную плату в полном объеме, без удержания.

В свою очередь, работник в праве добровольно погасить истребованную с него сумму денежных средств, полученных авансом отпускных, но не отработанных.

Взыскание суммы отпускных в судебном порядке

Пойти в суд имеет право работодатель для истребования исчисленного удержания по ст. 382 и 383 ТК РФ.

В судебной практике есть случаи признания правомерности взыскания работодателем излишне уплаченных отпускных, но не отработанных работником.

Но, чаще всего суд не находит основания для взыскания. Кроме случаев, когда истребованная сумма была получена в результате:

• счетной ошибки;
• доказано невыполнение работником норм труда или вина его в простое;
• имели место установленные судом неправомерные действия сотрудника.

В других случаях даже при письменном согласии сотрудника вернуть суммы через суд не получится.

Отпуск работника делится на части и предоставляется в полном объеме (ст. 125 ТК РФ), независимо от стажа, кроме случаев, попадающих под статью 121 ТК РФ или по договоренности сторон.

Иногда руководители, для страховки, просят сотрудника написать сразу два заявления перед выходом в отпуск: первое на предоставление очередного отпуска, второе на отпуск за свой счет.

Удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении: проводки

Схема учета удержания избыточных денежных сумм, выплаченных отпускных, но не отработанных сотрудником, отражено в письме МФ РФ No07-05-13/10 .

Бывает так, что работник увольняется до конца рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом. Как правило, в таких случаях вы сможете удержать с увольняющегося работника суммы отпускных за неотработанные дни (Статья 137 ТК РФ). Для этого достаточно распоряжения руководителя об удержании этой суммы из денег, причитающихся работнику при окончательном расчете. Согласия работника на это не требуется. Однако существует ограничение - удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику на руки суммы (Статья 138 ТК РФ). Если долг работника больше, то он может погасить его добровольно. Если же он не согласен вернуть переплаченные отпускные, которые нельзя удержать при увольнении, их можно попробовать взыскать в судебном порядке (Статьи 1102, 1109 ГК РФ). Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать. Мы расскажем о том, как рассчитать сумму задолженности работника и как ее удержание влияет на налоговый учет.

Рассчитываем сумму задолженности

Шаг 1. Определяем количество неотработанных дней отпуска

<*> Если работник отработал последний рабочий месяц менее чем наполовину, то такой месяц не нужно учитывать, а если он отработал половину или более половины месяца, то такой месяц округляем до полного месяца (Пункт 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169; ст. 423 ТК РФ).

Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа. Это не запрещено ТК РФ (Письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 N 4334-17). Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2,33 округляете до 2 календарных дней (Статьи 8, 9 ТК РФ).
Шаг 2. Рассчитываем сумму неотработанных отпускных
При расчете вам понадобятся сведения о , исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.

Брать при расчете средний дневной заработок на момент увольнения нельзя.
Если же получилось так, что у работника количество неотработанных дней отпуска больше, чем продолжительность последнего отпуска (например, таких дней 10, а последний отпуск продолжался 7 дней), то вам нужно поднять информацию о среднем заработке еще и за предыдущий отпуск. И соответственно, часть задолженности работника (за 7 дней) посчитать исходя из среднего заработка в период последнего отпуска, а часть (за 3 дня) - исходя из среднего заработка в период предыдущего отпуска.
Ситуация несколько усложнится, если во время отпуска работника в целом по организации (или по структурному подразделению) повышались зарплаты. В этом случае на повышающий коэффициент увеличивается часть отпускных с момента повышения до окончания отпуска (Пункт 16 Положения об особенностях порядка , утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).
То есть по календарю от последнего дня отпуска нужно отсчитать количество неотработанных дней отпуска и определить, сколько дней приходится на период после дня повышения зарплаты, а сколько - до этой даты (если такие дни есть). Например, отпуск у работника был с 18 июля по 7 августа. Неотработанных дней - 12. Повышение зарплаты было с 1 августа. Тогда количество неотработанных дней отпуска после повышения - 7.
И после этого нужно рассчитать сумму отпускных за неотработанные дни отпуска по следующей формуле:

Отражаем в налоговом учете и отчетности

С суммы ранее выплаченных работнику отпускных был удержан НДФЛ, на эту сумму были начислены страховые взносы во внебюджетные фонды. Сама сумма отпускных была включена в расходы для целей налогообложения прибыли. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Как их скорректировать?
Сразу скажем, что долг перед работодателем за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен работнику с нарушением закона, а потому, что работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск (Статьи 122, 123 ТК РФ). Следовательно, на момент предоставления отпуска отпускные были выплачены правомерно - ошибки не было. И никаких исправлений в периоде предоставления отпуска в налоговом учете делать не нужно . Все корректировки, которые возникают в связи с удержанием сейчас с работника долга по неотработанным отпускным или прощением ему этих сумм, будут учитываться в периоде увольнения.

Для справки
В отдельных случаях, перечисленных в ТК РФ, удержание отпускных за неотработанные дни отпуска запрещено . Например, при прекращении трудового договора в связи с призывом работника на военную службу (Пункт 1 ч. 1 ст. 83, ст. 137 ТК РФ).

Закрываем долг

Сначала рассмотрим ситуацию, когда либо вы удерживаете долг из зарплаты работника при окончательном расчете, либо он сам вносит эту сумму в кассу организации.
Тогда и сумму отпускных, которую вернул работник, и суммы страховых взносов, которые были излишне начислены на нее, необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника. Так советует учитывать эти суммы Минфин России (Статья 250 НК РФ; Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-03-05/224).
А как быть с НДФЛ? Ведь при выплате отпускных с работника удержали налога больше, чем нужно. Получается, что теперь надо часть налога ему вернуть? Так ли это и как заполнить справку о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ (Приказ ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@) в нашей ситуации, нам рассказали в Минфине России.

Из авторитетных источников
Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России
"Если работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении, то в регистре налогового учета по НДФЛ и справке 2-НДФЛ данные о выплаченной работнику сумме отпускных и удержанной с них сумме НДФЛ в месяце выплаты отпускных корректировать не нужно. А в месяце увольнения и в регистре, и в справке 2-НДФЛ нужно отразить сумму, начисленную работнику при окончательном расчете, за минусом части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель. При этом сумму НДФЛ с последней выплаты работнику нужно уменьшить на сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель.
После того как работодатель принял решение об удержании отпускных (Статья 137 ТК РФ), он должен не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан НДФЛ. А работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ (Пункт 1 ст. 231 НК РФ).
Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему".

Но если сотруднику предоставлялись какие-либо вычеты по НДФЛ, расчет будет сложнее.

Рассмотрим конкретный пример.

Пример. Расчет суммы задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении

Условие

Работник принят на работу с 1 сентября 2010 г. С 3 по 31 мая 2011 г. ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы (28 календарных дней). За время отпуска ему были начислены отпускные в размере 19 047,62 руб.
30 июня 2011 г. он уволился по собственному желанию.
Зарплата за вторую половину июня 2011 г., начисленная работнику при окончательном расчете, составляет 10 476,19 руб.
Вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются.

Решение

Алгоритм действий такой.
Шаг 1. Определяем количество неотработанных календарных дней отпуска с учетом того, что на момент увольнения работник отработал в организации 10 месяцев:
28 дн. - (28 дн. / 12 мес. x 10 мес.) = 28 дн. - (2,33 дн. x 10 мес.) = 4,66 дн.
Шаг 2. Рассчитываем сумму долга работника за неотработанные дни отпуска:
19 047,62 руб. / 28 дн. x 4,66 дн. = 3170,07 руб.
НДФЛ с этой суммы равен 412 руб. (3170,07 руб. x 13%). То есть задолженность работника без НДФЛ составляет:
3170,07 руб. - 412 руб. = 2758,07 руб.
Шаг 3. Определяем предельный размер удержания из зарплаты при окончательном расчете. Сумма без НДФЛ, исходя из которой он определяется, составляет:
10 476,19 руб. - (10 476,19 руб. x 13%) = 9114,19 руб.
Предельная сумма, которую можно удержать с работника, составляет:
9114,19 руб. x 20% = 1822,84 руб.
Получается, что из зарплаты работника можно удержать только эту сумму, хотя долг работника (2758,07 руб.) больше.
Оставшуюся часть долга руководитель решил с работника не взыскивать.
Шаг 4. Определяем сумму к выплате работнику:
10 476,19 руб. - 1822,84 руб. - (10 476,19 руб. - 1822,84 руб.) x 13% = 7528,35 руб.

Теперь поговорим о страховых взносах. Отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно. Следовательно, база по взносам была завышена. Но, как мы уже сказали, все корректировки мы будем вносить в текущем периоде - в периоде увольнения (Письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 N 1376-19).
То есть пересчитывать страховые взносы в периоде выплаты отпускных не придется.
Из-за удержания неотработанных отпускных работник получит при окончательном расчете денег меньше. И именно на эту уменьшенную сумму вы начислите страховые взносы (Пункт 1 ст. 11, ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах...").
Так, в рассмотренном выше примере база для начисления страховых взносов составит 8653,35 руб. (10 476,19 руб. - 1822,84 руб.). Именно исходя из этой суммы нужно показать в персонифицированной отчетности по форме СЗВ-6-2 за полугодие 2011 г. сумму начисленных взносов за июнь 2011 г.
Но если сумма выплат, начисленных работнику в квартале увольнения, меньше суммы задолженности за неотработанные дни отпуска , то придется корректировать персонифицированную отчетность по этому работнику (Письмо ПФР от 19.05.2011 N 08-26/5404). О том, как правильно это сделать, нам рассказали в ПФР.

Из авторитетных источников
Прыгова Ольга Игоревна, заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области
"Если в расчетном (отчетном) периоде работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска, которые были начислены в предыдущие отчетные периоды, то может образоваться отрицательная сумма доначислений.
В этом случае формируются корректирующие сведения по формам СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за период, в котором работнику был предоставлен отпуск, и они представляются в ПФР вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором произведено удержание неотработанных отпускных с работника.
При этом сумма, указанная в форме АДВ-6-2, должна быть равна сумме, учтенной в последнем расчете по форме РСВ-1 ПФР (Утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 N 894н), представленном в Пенсионный фонд. Необходимости во внесении изменений в ранее представленный расчет по страховым взносам РСВ-1 ПФР нет".

Обратите внимание, что корректировать в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, нужно только начисленные взносы в ПФР. По уплаченным взносам корректировка не требуется.

Пример. Отражение в персонифицированной отчетности отрицательной суммы доначислений по страховым взносам в ПФР при удержании долга с работника

Условие

Симонов А.А., 1957 года рождения, увольняется 1 июля 2011 г.
Ставка пенсионных взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по нему равна 26%.
Симонов А.А. отгулял отпуск авансом в I квартале 2011 г. Начисленные и уплаченные по нему за этот период страховые взносы составили 15 000 руб. По распоряжению руководителя при увольнении необходимо удержать с него сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.
Зарплата за 1 день, отработанный в июле, составила 1000 руб., неотработанные отпускные равны 1500 руб. То есть в результате удержания долга с работника сумма доначисления взносов по нему за июль будет отрицательная: -130 руб. ((1000 руб. - 1500 руб.) x 26%).
По всем другим работникам (кроме Симонова А.А.) в III квартале 2011 г. начислены страховые взносы в сумме 25 000 руб. А уплачено в III квартале 24 870 руб. (25 000 руб. - 130 руб.).

Решение

Исходная форма СЗВ-6-2 за 9 месяцев 2011 г. будет выглядеть так.

Корректирующая форма СЗВ-6-2 за I квартал 2011 г. будет заполнена так.

Форма АДВ-6-2 за 9 месяцев 2011 г. будет заполнена так.

При таком заполнении персонифицированной отчетности сведения о начисленных за III квартал взносах по данным АДВ-6-2 (начислено 25 000 руб., отрицательное корректирующее доначисление - 130 руб.) совпадут со сведениями формы РСВ-1 ПФР.

Прощаем долг

Налоговики считают расходы в виде сумм неотработанных отпускных экономически необоснованными (Статья 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061148). Поэтому если вы не хотите с ними спорить, то на сумму неотработанных отпускных нужно уменьшить базу по налогу на прибыль в периоде увольнения. При этом ни НДФЛ, ни страховые взносы, ни отчетность по ним корректировать не нужно. Кроме того, страховые взносы, начисленные на не учитываемые при налогообложении прибыли выплаты, можно учесть в налоговых расходах (Письмо Минфина России от 23.04.2010 N 03-03-05/85).

Рассчитывать сумму задолженности, если у работника есть неотработанные дни отпуска на момент увольнения, нужно всегда. Но если долг не очень большой и взыскивать его с работника не хочется (хотя бы даже из тех соображений, что не хочется делать какие-либо корректировки в учете), можно поступить так. На некоторое время о долге нужно просто забыть. То есть и с работника его не взыскивать, но и прощение долга не оформлять. А по прошествии 3 лет этот долг можно будет списать как безнадежный (Статья 196, п. 1 ст. 1102 ГК РФ), и ничего корректировать более не придется.

Нередко возникают ситуации, когда увольняемый работник уже использовал отпуск за текущий рабочий год, который не был отработан им полностью. Работодатель вправе удерживать из заработной платы работника, начисленной при увольнении, его задолженность за неотработанные дни отпуска, который был предоставлен авансом (ст. 137 ТК РФ).

См. образец составления приказа.

Рабочий год может не совпадать с календарным, так как для каждого работника он начинается со дня, в который работник приступил к исполнению трудовых обязанностей. Например, рабочий год работника, принятого на работу 05.07.2011, истекает 04.07.2012.

В течение рабочего года работнику должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, причем трудовое законодательство не содержит норм, которые позволяли бы предоставлять такой отпуск пропорционально отработанному работником времени и иным периодам, включаемым в стаж работы, дающий право на отпуск в соответствии с ч. 1 ст. 121 ТК РФ.

При увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже использовал ежегодный оплачиваемый и (или) дополнительный отпуск, работодатель вправе удержать часть оплаты предоставленного авансом отпуска. Если работодатель не может удержать излишне выплаченную сумму за неотработанные дни отпуска в связи с отсутствием или недостаточностью суммы выплаты, причитающейся работнику при увольнении, последний может возместить ее в добровольном порядке. Основания для взыскания образовавшейся задолженности в судебном порядке у работодателя отсутствуют в силу ч. 4 ст. 137 ТК РФ. Данный вывод подтверждается судебной практикой: Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18, Апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2013 по делу N 11-37421/2013.
Работодатель, которому суд отказал в удовлетворении требования о взыскании задолженности за неотработанные дни отпуска, должен будет возместить работнику все понесенные по делу судебные расходы (госпошлину, издержки). Кроме того, суд может обязать работодателя выплатить работнику компенсацию за моральный вред, если последний заявлял такое требование (ч. 4 ст. 3, ч. 2 ст. 22, ст. 237 ТК РФ, ч. 1 ст. 88, ст. 94, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, ст. 333.17 НК РФ).

Трудовой кодекс РФ содержит ограничения для удержания за отпуск, предоставленный авансом. Так, удержание не производится при увольнении работника по следующим основаниям:

• - отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• - ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• - сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• - смена собственника имущества организации - в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• - призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• - восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• - признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• - смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• - наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Из выплат, причитающихся работнику при увольнении, работодатель вправе удержать не более 20 процентов суммы после вычета НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Если размер задолженности превышает 20 процентов заработной платы, то сумма превышения может быть погашена работником добровольно. Основания для взыскания с работника указанной суммы в судебном порядке отсутствуют (ч. 4 ст. 137 ТК РФ, ч. 3 ст. 1109 ГК РФ). Данный вывод подтверждается судебной практикой (Определение Верховного суда РФ от 25.10.2013 N 69-КГ13-6, Определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу N 33-23166).

Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Как рассчитать и учесть долг работника за неотработанные дни отпуска при увольнении

Случается, что работник увольняется до конца рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом. В большинстве случаев вы сможете удержать с увольняющегося работника суммы отпускных за неотработанные днист. 137 ТК РФ . Для этого достаточно распоряжения руководителя об удержании этой суммы из денег, причитающихся работнику при окончательном расчете. Согласия работника на это не требуется.

Подробнее о возможности взыскания неотработанных отпускных в судебном порядке читайте:

Но есть ограничение - удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику на руки суммыст. 138 ТК РФ . Если долг работника больше, то он может погасить его добровольно.

Если же он не согласен вернуть переплаченные отпускные, которые нельзя удержать при увольнении, их можно попробовать взыскать в судебном порядкест. 1102 , ст. 1109 ГК РФ . Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать.

Рассчитываем сумму задолженности

ШАГ 1. Определяем количество неотработанных дней отпуска

* Если работник отработал последний рабочий месяц менее чем наполовину, то такой месяц не нужно учитывать, а если он отработал половину или более половины месяца, то такой месяц округляем до полного месяцап. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.30 № 169 ; ст. 423 ТК РФ .

Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа. Это не запрещено ТК РФПисьмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17 . Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2,33 округляете до 2 календарных днейстатьи 8, 9 ТК РФ .

ШАГ 2. Рассчитываем сумму неотработанных отпускных

При расчете вам понадобятся сведения о среднем заработке, исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.

Брать при расчете средний дневной заработок на момент увольнения нельзя.

Если же получилось так, что у работника количество неотработанных дней отпуска больше, чем продолжительность последнего отпуска (например, таких дней 10, а последний отпуск продолжался 7 дней), то вам нужно поднять информацию о среднем заработке еще и за предыдущий отпуск. И соответственно, часть задолженности работника (за 7 дней) посчитать исходя из среднего заработка в период последнего отпуска, а часть (за 3 дня) - исходя из среднего заработка в период предыдущего отпуска.

Ситуация несколько усложнится, если во время отпуска работника в целом по организации (или по структурному подразделению) повышались зарплаты. В этом случае на повышающий коэффициент увеличивается часть отпускных с момента повышения до окончания отпускап. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 .

То есть по календарю от последнего дня отпуска нужно отсчитать количество неотработанных дней отпуска и определить, сколько дней приходится на период после дня повышения зарплаты, а сколько - до этой даты (если такие дни есть). Например, отпуск у работника был с 18 июля по 7 августа. Неотработанных дней - 12. Повышение зарплаты было с 1 августа. Тогда количество неотработанных дней отпуска после повышения - 7.

Отражаем в налоговом учете и отчетности

С суммы ранее выплаченных работнику отпускных был удержан НДФЛ, на эту сумму были начислены страховые взносы во внебюджетные фонды. Сама сумма отпускных была включена в расходы для целей налогообложения прибыли. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Как их скорректировать?

В отдельных случаях, перечисленных в ТК РФ, удержание отпускных за неотработанные дни отпуска запрещено. Например, при прекращении трудового договора в связи с призывом работника на военную службуп. 1 ч. 1 ст. 83 , ст. 137 ТК РФ .

Сразу скажем, что долг перед работодателем за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен работнику с нарушением закона, а потому, что работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпускстатьи 122, 123 ТК РФ . Следовательно, на момент предоставления отпуска отпускные были выплачены правомерно - ошибки не было. И никаких исправлений в периоде предоставления отпуска в налоговом учете делать не нужно. Все корректировки, которые возникают в связи с удержанием сейчас с работника долга по неотработанным отпускным или прощением ему этих сумм, будут учитываться в периоде увольнения.

Закрываем долг

Сначала рассмотрим ситуацию, когда либо вы удерживаете долг из зарплаты работника при окончательном расчете, либо он сам вносит эту сумму в кассу организации.

Тогда и сумму отпускных, которую вернул работник, и суммы страховых взносов, которые были излишне начислены на нее, необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника. Так советует учитывать эти суммы Минфин Россиист. 250 НК РФ ; Письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224 .

А как быть с НДФЛ? Ведь при выплате отпускных с работника удержали налога больше, чем нужно. Получается, что теперь надо часть налога ему вернуть? Так ли это и как заполнить справку о доходах физического лица по форме № 2-НДФЛПриказ ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ в нашей ситуации, нам рассказали в Минфине России.

Из авторитетных источников

Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

“ Если работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении, то в регистре налогового учета по НДФЛ и справке 2-НДФЛ данные о выплаченной работнику сумме отпускных и удержанной с них сумме НДФЛ в месяце выплаты отпускных корректировать не нужно. А в месяце увольнения и в регистре, и в справке 2-НДФЛ нужно отразить сумму, начисленную работнику при окончательном расчете, за минусом части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель. При этом сумму НДФЛ с последней выплаты работнику нужно уменьшить на сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель.

После того как работодатель принял решение об удержании отпускныхст. 137 ТК РФ , он должен не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан НДФЛ. А работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛп. 1 ст. 231 НК РФ .

Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему” .

Если какие-либо вычеты (стандартные, имущественный) работнику не предоставлялись, то все просто.

Но если сотруднику предоставлялись какие-либо вычеты по НДФЛ, расчет будет сложнее.

Рассмотрим конкретный пример.

Пример. Расчет суммы задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении

/ условие / Работник принят на работу с 1 сентября 2010 г. С 3 по 31 мая 2011 г. ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы (28 календарных дней). За время отпуска ему были начислены отпускные в размере 19 047,62 руб.

Зарплата за вторую половину июня 2011 г., начисленная работнику при окончательном расчете, составляет 10 476,19 руб.

Вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются.

/ решение / Алгоритм действий такой.

ШАГ 1. Определяем количество неотработанных календарных дней отпуска, с учетом того что на момент увольнения работник отработал в организации 10 месяцев:

28 дн. – (28 дн. / 12 мес. х 10 мес.) = 28 дн. – (2,33 дн. х 10 мес.) = 4,66 дн.

ШАГ 2. Рассчитываем сумму долга работника за неотработанные дни отпуска:

19047,62 руб. / 28 дн. х 4,66 дн. = 3170,07 руб.

НДФЛ с этой суммы равен 412 руб. (3170,07 руб. х 13%).

То есть задолженность работника без НДФЛ составляет:

3170,07 руб. – 412 руб. = 2758,07 руб.

ШАГ 3. Определяем предельный размер удержания из зарплаты при окончательном расчете. Сумма без НДФЛ, исходя из которой он определяется, составляет:

10 476,19 руб. – (10 476,19 руб. х 13%) = 9114,19 руб.

Предельная сумма, которую можно удержать с работника, составляет:

9114,19 руб. х 20% = 1822,84 руб.

Получается, что из зарплаты работника можно удержать только эту сумму, хотя долг работника (2758,07 руб.) больше.

Оставшуюся часть долга руководитель решил с работника не взыскивать.

ШАГ 4. Определяем сумму к выплате работнику:

10 476,19 руб. – 1822,84 руб. – (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.) х 13% = 7528,35 руб.

Теперь поговорим о страховых взносах. Отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно. Следовательно, база по взносам была завышена. Но, как мы уже сказали, все корректировки мы будем вносить в текущем периоде - в периоде увольненияПисьмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19 .

То есть пересчитывать страховые взносы в периоде выплаты отпускных не придется.

Из-за удержания неотработанных отпускных работник получит при окончательном расчете денег меньше. И именно на эту уменьшенную сумму вы начислите страховые взносып. 1 ст. 11 , ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» .

Так, в рассмотренном выше примере база для начисления страховых взносов составит 8653,35 руб. (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.). Именно исходя из этой суммы нужно показать в персонифицированной отчетности по форме СЗВ-6-2 за полугодие 2011 г. сумму начисленных взносов за июнь 2011 г.

Но если сумма выплат, начисленных работнику в квартале увольнения, меньше суммы задолженности за неотработанные дни отпуска, то придется корректировать персонифицированную отчетность по этому работникуПисьмо ПФР от 19.05.2011 № 08-26/5404 . О том, как правильно это сделать, нам рассказали в ПФР.

Из авторитетных источников

Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

“ Если в расчетном (отчетном) периоде работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска, которые были начислены в предыдущие отчетные периоды, то может образоваться отрицательная сумма доначислений.

В этом случае формируются корректирующие сведения по формам СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за период, в котором работнику был предоставлен отпуск, и они представляются в ПФР вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором произведено удержание неотработанных отпускных с работника.

При этом сумма, указанная в форме АДВ-6-2, должна быть равна сумме, учтенной в последнем расчете по форме РСВ-1утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н , представленном в Пенсионный фонд. Необходимости во внесении изменений в ранее представленный расчет по страховым взносам РСВ-1 нет” .

Обратите внимание, что корректировать в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, нужно только начисленные взносы в ПФР. По уплаченным взносам корректировка не требуется.

Пример. Отражение в персонифицированной отчетности отрицательной суммы доначислений по страховым взносам в ПФР при удержании долга с работника

Ставка пенсионных взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по нему равна 26%.

Симонов А.А. отгулял отпуск авансом в I квартале 2011 г. Начисленные и уплаченные по нему за этот период страховые взносы составили 15 000 руб. По распоряжению руководителя при увольнении необходимо удержать с него сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Зарплата за 1 день, отработанный в июле, составила 1000 руб., неотработанные отпускные равны 1500 руб. То есть в результате удержания долга с работника сумма доначисления взносов по нему за июль будет отрицательная: –130 руб. ((1000 руб. – 1500 руб.) х 26%).

По всем другим работникам (кроме Симонова А.А.) в III квартале 2011 г. начислены страховые взносы в сумме 25 000 руб. А уплачено в III квартале 24 870 руб. (25 000 руб. – 130 руб.).

/ решение / Исходная форма CЗВ-6-2 за 9 месяцев 2011 г. будет выглядеть так.

Форма СЗВ-6-2

Код по ОКУД

Код по ОКПО

Р Е Е С Т Р
сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц

Тип сведений:

№ п/п	Ф.И.О. застрахованного лица							Период работы
				начислено	уплачено	начислено	уплачено	с (дд.мм.гг)	по (дд.мм.гг)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
…
4	Симонов Андрей Андреевич	011-222-333 44		-	-	-	-	01.07.2011	30.09.2011
…
Всего по реестру:				25 000	24 870

Корректирующая форма CЗВ-6-2 за I квартал 2011 г. будет заполнена так.

Страховые взносы за последние три месяца (в 2010 году за шесть месяцев) отчетного периода по застрахованным лицам

№ п/п	Ф.И.О. застрахованного лица	Страховой номер индивидуального лицевого счета	Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета	Сумма страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии		Сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии		Период работы
				начислено	уплачено	начислено	уплачено	с (дд.мм.гг)	по (дд.мм.гг)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Симонов Андрей Андреевич	011-222-333 44	129000, г. Москва, ул. Кирова, д. 2, кв. 6	14 870Указываем сумму страховых взносов в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, уменьшенную на сумму отрицательной корректировки
Итого по страхователю:		25 000	24 870

Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях:

При таком заполнении персонифицированной отчетности сведения о начисленных за III квартал взносах по данным АДВ-6-2 (начислено 25 000 руб., отрицательное корректирующее доначисление - 130 руб.) совпадут со сведениями формы РСВ-1.

Прощаем долг

Налоговики считают расходы в виде сумм неотработанных отпускных экономически необоснованнымист. 252 НК РФ ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148 . Поэтому если вы не хотите с ними спорить, то на сумму неотработанных отпускных нужно уменьшить базу по налогу на прибыль в периоде увольнения. При этом ни НДФЛ, ни страховые взносы, ни отчетность по ним корректировать не нужно. Кроме того, страховые взносы, начисленные на не учитываемые при налогообложении прибыли выплаты, можно учесть в налоговых расходахПисьмо Минфина России от 23.04.2010 № 03-03-05/85 .

Рассчитывать сумму задолженности, если у работника есть неотработанные дни отпуска на момент увольнения, нужно всегда. Но если долг не очень большой и взыскивать его с работника не хочется (хотя бы даже из тех соображений, что не хочется делать какие-либо корректировки в учете), можно поступить так. На некоторое время о долге нужно просто забыть. То есть и с работника его не взыскивать, но и прощение долга не оформлять. А по прошествии 3 лет этот долг можно будет списать как безнадежныйст. 196 , п. 1 ст. 1102 ГК РФ , и ничего корректировать более не придется.