Призвана максимально оптимизировать процесс работы обеспечивая одновременно. Достичь эффективности: оптимизация производственных процессов

Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги. Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия. Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Недостатки организации работы

Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает. Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач. Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.

Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок

Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка "по делам" даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля. Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным. Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.

Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.

Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.

В проектах большое значение имеет план-график работы . Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом "почему так".

Чередование времени работы и отдыха

Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости. Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму. А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.

Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.

Вынужденные простои

В процессе работы всё-таки возможны простои по объективным причинам. Такие паузы серьёзно влияют на рабочий настрой, охлаждают пыл работников. Поэтому руководителю неплохо бы эти паузы заполнить. Естественно, с выгодой для компании и человека. Потому что в большинстве случаев сотрудники заполняют паузы сами, общением в социальных сетях, программами мгновенного обмена сообщениями, развлекательными сайтами. Поэтому даже когда пауза закончится, отрываться от такого времяпровождения сотруднику совсем не хочется.

Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием . Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания . Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту.

В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.

В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.

Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.

Если Вы хотите посмотреть, на что и как сотрудники расходуют рабочее время, попробую бесплатную , в которой есть инструмент для оценки временных затрат сотрудников. Зарегистрируйтесь по ссылке и пригласите в программу Ваших сотрудников.

Чем лучше построена система управления персоналом в компании, тем эффективнее работают сотрудники. Один из методов улучшения функционирования системы - ее упрощение.

Сотрудники - самый главный актив любого бизнеса. К сожалению, в большинстве компаний управление персоналом все еще осуществляется очень фрагментировано. Оптимизация внутренних HR-процессов не только поможет улучшить качество управления персоналом, но и принесет ряд преимуществ для компании, в том числе повышение качества контроля производительности труда сотрудников и экономию средств. Talk business предлагает пять способов оптимизировать процессы в сфере HR.

Процесс ради процесса

Первое, что необходимо сделать - проанализировать все существующие процессы в управлении персоналом компании. Оцените каждый процесс и определите его реальную необходимость. Многие политики и процедуры внедряются только ради внедрения. Они существуют, вызывают проблемы и снижают эффективность всей системы управления персоналом. Подобные процессы или процедуры необходимо устранить либо заменить на более простые варианты.

Вознаграждение многозадачности

Чтобы новая система управления персоналом не стала еще более фрагментарной, тщательно разработайте систему оценки, вознаграждения и наказания. Вы удивитесь, насколько эффективными могут быть сотрудники, которые действительно владеют навыками многозадачности и знают, что получат вознаграждение за эффективное и быстрое выполнение работы.

Использование ПО

На рынке предлагается огромное количество различного ПО для оптимизации работы разных систем компании. Не торопитесь с выбором. Протестируйте несколько демоверсий, убедитесь, что это именно то, что нужно для решения ваших задач. Обратите внимание на облачные решения. Их основное преимущество - возможность контролировать процессы и эффективность сотрудников из любого места.

Автоматизация

Большинство задач, связанных с управлением персоналом, при наличии ПО можно автоматизировать. Например, для создания квартальных отчетов о производительности, в системе уже будут все базовые данные (посещаемость, показатели эффективности и т. д.) - нужно только нажать несколько кнопок, и отчет будет готов. Процесс начисления заработной платы также может быть автоматизирован. Большинство систем управления персоналом имеют интегрированное решение для управления расчетами, которое можно связать с бухгалтерской программой. После того как обе системы будут настроены, расчет зарплат может проводиться автоматически без задержек и ошибок.

Обучение

На современном рынке компания не сможет обойтись без инвестиций в обучение сотрудников. Оно полезно не только в долгосрочной перспективе, но и помогает максимально упростить внутренние HR-процессы. В следующий раз, когда вам понадобится заполнить вакансию на одну из ключевых позиций, в вашем распоряжении уже будет список сотрудников, подготовленных к выполнению более ответственных и сложных задач. Кроме того, интеграция обучения в процессы управления персоналом помогает сотрудникам расти вместе с компанией, и по мере расширения бизнеса они готовы к дополнительной нагрузке и вызовам, с которыми им приходится сталкиваться.

Конечно, существуют и другие методы оптимизации HR-процессов, например, упрощение отчетных форм, стандартизация процедур, которые не менее эффективны. Рассмотренные инструменты - отличный способ начать изменение системы управления персоналом и получить результат в кратчайшие сроки.

Составляющие эффективной работы в сети Интернет от Владимира Рощина, коммерческого директора ООО «ЛайтЭлектроСнаб» (г. Москва):

1. Хороший провайдер и скоростная выделенная линия. Уже на протяжении пяти лет нашим «поставщиком» интернета и телефонии является компания «Вымпелком», более известная как Beeline. Дорого, скажут некоторые. Есть масса Noname-net компаний, который обещают за три рубля в год обеспечить вашу компанию бесперебойной связью. Может, так и есть, но когда к сети подключается больше одного компьютера, то сразу становится понятна причина подобной дешевизны. Да, дорого! Но мы знаем, за что платим. За последние несколько лет ни одного перебоя в работе и отличная скорость при огромном объеме трафика, притом, что на одной линии работает не один десяток компьютеров.
2. Собственно сами компьютеры. Господа! Не экономьте на «железе» - это ваше время, а стало быть - деньги. В «ЛайтЭлектроСнаб» не найти ни одной рабочей машины, которая оснащена меньше чем двухъядерным процессором, благодаря постоянному плановому апгрейду техники. Также вы не увидите и мониторов-ящичков образца 90-х годов, которые, что греха таить, еще встречаются у некоторых на рабочих местах.
3. Специалисты, которые поддерживают жизнедеятельность всего этого хозяйства. Мы давно отказались от собственного «сисадмина» и ушли под «надежное крыло» IT-аутсорсин-говой компании, которая уже на протяжении трех лет контролирует IT-структуру компании на всех уровнях и этапах, и делает это профессионально и оперативно.
4. Ну, и конечно, правильное программное обеспечение плюс современные скоростные браузеры.

В ночь на 31-ое августа 1935 года молодой шахтер Донбасса Алексей Стаханов за шестичасовую смену выработал 102 тонны угля, при средних показателях 6–7 тонн. В это же самое время средняя выработка в Европе составляла 10 тонн; а максимальная около 17 тонн. «Фантастика, не иначе!» - заметит неискушенный читатель. На самом же деле история уже давно объяснила природу этих рекордов.

В Советском Союзе уделялось много внимания вопросам производительности труда. «Стахановское движение» было мощным толчком для ее повышения. Страна ежедневно получала рекорды. Рекорды количественные, достигнутые, зачастую, путем нечеловеческих усилий, следствием которых была неспособность дотянуть до обычной нормы уже на следующий день. О какой-то системности говорить не приходилось. Лишь иногда на общем фоне возросшие показатели выработки угля или молочных надоев являлись результатом грамотного процесса оптимизации производства. Именно она и является главным предметом нашего сегодняшнего разговора. Как сегодня снижаются затраты предприятия? Какими методами оптимизируются бизнес-процессы? Может ли оптимизация быть завершенной?

Об этом впереди, а пока определимся с самим термином. Что же такое «оптимизация производственных процессов», и какой круг вопросов она охватывает? За ответами обратимся к Сергею Смирнову, кандидату педагогических наук и эксперту по вопросам повышения производительности труда:

За основу возьмем такое определение: «Оптимизация» - модификация системы для улучшения ее эффективности». Хотя я в своей практике использую словосочетание «улучшение производственной системы». Производственная система - это совокупность человека, средства производства и предмета труда. Взаимодействие их вовремени организует производственный процесс или процесс добавления ценности. Думаю, круг вопросов определяется кругом проблем. Практически для всех предприятий они общие. Это простои, недостаточная квалификация персонала, текучка кадров, низкое качество продукции, сокращение продаж, увеличение себестоимости, несоблюдение сроков исполнения заказа, нерациональное использование рабочего времени, неэффективное использование оборудования, задержка оплаты и т.д., и т.п. Главное, что все они взаимосвязаны, поэтому и оптимизировать необходимо всю систему и все влияющие факторы.

И, тем не менее, несмотря на общность вопросов, в каждой отрасли есть свои особенности. Так считает Андрей Медведев, исполнительный директор ООО «ПСМ» (г. Ярославль):

На тему оптимизации достаточно сложно говорить в общем. Во-первых, нет одинаковых правил для всех типов производств: практически каждая отрасль имеет свою специфику и требует различных подходов. Если говорить о машиностроении, то эта отрасль наиболее требовательна к постоянной модернизации. Конкурентоспособность машиностроительного предприятия напрямую зависит от эффективности производства. Стремясь снизить затраты, компании постоянно совершенствуют машины и оборудование, системы управления производством, внутреннюю логистику. Например, один из крупнейших заводов в мире по производству дизельных двигателей компании Volvo Penta. На сегодняшний день является самым современным заводом такого типа в мире. Несмотря на это там полным ходом идет модернизация литейного производства, что позволит снизить себестоимость литья на 5–10%, повысить стандарты экологичности и чистоты производства. Кроме того, во всем мире постоянно растут требования к охране труда и окружающей среды. Эти внешние факторы заставляют компании осуществлять дорогостоящую модернизацию. В России эти факторы также имеют место, но основным движущим фактором является повышение эффективности производства. Производительность труда в России в среднем в два с половиной три раза ниже, чем в Европе, и ключевым фактором как преодолению этого разрыва является как раз модернизация.

Что касается «ПСМ», оптимизация производственных процессов у нас происходит постоянно. Причем, это касается всех этапов: в прошлом году внедрили систему 1С, сейчас оптимизируем складскую логистику, отдельные производственные этапы. Строим завод металлоконструкций и модернизируем основой завод по производству дизель-генераторов: ремонтируем цеха, закупаем новое оборудование. Мы уверены, это позволит снизить производственные затраты и повысить качество, а значит, и конкурентноспособность нашей продукции. Мы и впредь будем продолжать оптимизацию. А в целом, мне кажется, что если модернизация машиностроительных производств когда-то остановится, это будет означать конец прогресса человечества.
Из комментария становится ясно, что оптимизация является единым проектом всех служб предприятия, а не только лишь производства. Но давайте озадачимся одним вопросом: для чего все это собственникам и владельцам компаний? Безусловно, чтобы достичь одной, главной цели - увеличения прибыли! Прибыль - вот смысловой тренд любого бизнеса. Не значит ли это, что и обсуждаемый нами круг вопросов тоже лишь некая мода сегодняшнего дня? За ответом и комментариями по оптимизации бизнес-процессов в отдельно взятой компании мы обратились к Евгению Ойстачеру, главе Правления EKF Group (г. Москва):

Нет, оптимизация - это не тренд последних посткризиных лет. Это постоянный процесс поиска более совершенных и эффективных решений, способов производства, схем логистики и сбыта. Сколько существует предпринимательство, столько, мне кажется, люди стараются оптимизировать свою работу: снизить издержки, повысить результативность и прибыль. EKF - не исключение.

Сегодня проблема неэкономичного расходования и неравномерного распределения ресурсов звучит еще острее. В 2010 году мы развернули в EKF целую программу по внедрению стандартов и философии lean (бережливое производство), пригласили экспертов и опытных менеджеров на свои производства в Балакирево и Подмосковье (предприятия по производству электрощитового оборудования и кабельных лотков, входящие в Группу компаний EKF - прим. редакции). На внедрение lean нас вдохновила книга Джеффри Лайкера «Дао Toyota». Нам в EKF импонирует этот подход по двум причинам: во-первых, проверено временем, он работает, во-вторых, дао Тоyota основано на обучении и развитии персонала. Развитие - это одна из базовых ценностей EKF.

За эти два года нам удалось организовать непрерывный поток на производствах, распределить нагрузку работников и оборудования, что снизило расходы на ремонт и обслуживание станкового парка. Прежде всего, это обеспечивается слаженной работой между подразделениями сбыта - логистикой и продажами - и самими производственными площадками, а также заимствованием передовых подходов с других рынков. Топ-менеджеры производств, объединенных в Группу компаний EKF, разработали внутреннюю систему стандартизации и регламентов, которая позволила сократить время цикла производства, повысить качество за счет самоконтроля, увеличить производительность.

Важным шагом в оптимизации наших производств стало обновление технических мощностей: автоматизации, введения нового современного оборудования с компьютерным управлением, автоматизация большинства процессов производства и упаковки. И мы постоянно ищем, что можно еще автоматизировать, задаем себе вопрос, что это может дать в далекой перспективе. Почему делаю упор на слове «далекая»? - потому что не все меры по оптимизации и автоматизации производств окупаются быстро, нужно быть готовым к этому.

Джеффри Лайкер и Тойота вдохновили нас и на оптимизацию бизнес-процессов в торговой компании EKF Electrotechnica. В частности преобразовали процессы согласования бюджета и согласования выделения средств в рамках бюджетных статей. Мы перевели документооборот в электронный формат. Благодаря Сервису IMS компании EKF теперь первичную документацию партнеры получают автоматически, автоматизированы процессы информирования покупателей о дебиторской задолженности. Сейчас мы налаживаем обмен информацией с партнерами о динамике их продаж по марке EKF и информацией о состоянии наших складских запасов. Уверены, что это повысит оперативность нашей работы, уровень сервиса, поможет нашим партнерам предоставлять своим клиентам оборудование марки EKF точно в срок. Мы отлично понимаем, что EKF - крупная и продолжающая рост и расширение компания. И полное отсутствие бюрократии в компаниях нашего масштаба невозможно. Но благодаря оптимизации бизнес-процессов и внедрению Сервиса IMS компании EKF мы достигли баланса между структурированностью и гибкостью, мощностью бизнеса и легкостью коммуникации.

Не все меры по оптимизации и автоматизации производств окупаются быстро, нужно быть готовым к этому.

Сейчас мы сами в каком-то смысле выступаем драйверами автоматизации процессов и предлагаем Партнерам работать через Сервис IMS компании EKF: совершать закупки и проводить заявки, получать информацию о поступлениях и наличии на складах EKF и складах Дистрибьюторов в своем регионе, привлекать клиентов и находить подрядчиков, участвовать в проектах.

В свете вышеупомянутой книги Джеффри Лайкера «Дао Toyota» нельзя не сказать о Японии. Ярчайший пример страны с высокой культурой производства. К каким же мерам прибегают там, чтобы максимально снизить потери? За ответом обратимся к Сергею Жишкеви-чу, главному редактору портала
www.up-pro.ru , который побеседовал с Норицугу Уэмурой, генеральным директором Mitsubishi Electric Europe B.V (г. Москва):

В Mitsubishi Electric Europe ис-пользуетя термин «эффективное производство», а не «бережливое производство», так как он в большей степени соответствует стратегии компании. Стоит отметить, что оптимизация производственных и бизнес-процессов в настоящее время как никогда актуальна, особенно для Японии, поскольку в стране природные ресурсы в значительной степени ограничены. Кроме того, за счет оптимизации достигается, в том числе, и конкурентоспособность продукции на внешних рынках, ведь в конечном итоге удается снизить ее стоимость и повысить качество.

С целью повышения эффективности производства и минимизации производственных издержек используется традиционный японский метод «Kaizen» (концепция постепенного, непрерывного улучшения), а также методика «Just-in-time» («точно в срок») (полная синхронизация поставок с процессами производства и реализации). В рамках этих методов постоянно модернизируются процессы, происходящие в компании, в том числе процесс производства. Компания использует собственные современные разработки, а также производственный инжиниринг для сокращения затрат электроэнергии, воды и материалов. Кроме того, «Мицубиси Электрик» пропагандирует и реализует концепцию безотходного производства, которая подразумевает переработку и повторное использование полученных в результате производства и использования продукции компании отходов, таких как пластик.

Успешным опытом оптимизации делится Владимир Млынчик, генеральный директор Quadro Electric (г. Санкт-Петербург):

Для оптимизации деятельности компании мы применяем множество разных систем. Но я остановлюсь на самых, на мой взгляд, интересных.

Во-первых, это эффективное техническое оснащение персонала. Сотрудники всех подразделений обеспечиваются смартфонами, а так же планшетными компьютерами, что позволяет экономить время и делает их работу на всех уровнях более продуктивной. Мы заключили партнерское соглашение с компанией, производящей умную технику, и она бесплатно обеспечивает наших сотрудников гаджетами.

Во-вторых, мы используем сетевые системы планирования и документооборота, благодаря которым любой сотрудник, где бы он не находился, может быть погружен в рабочий процесс и обмениваться информацией с остальными. Так, монтажник, сидящий, на краю бетонной плиты на объекте, может совместно с менеджером, так же сидящим, но за столом в офисе, редактировать любой файл.

Постоянное следование новейшим технологиям и тенденциям, делает нашу работу быстрой, эффективной и качественной. Нам удивляются.

Что тут сказать! Япония - страна не только высокой производственной культуры, но и высоких технологий! Кстати, о них. Но не на производстве, где без роботизированных станков или автоматизированных линий с ЧПУ выпуск конкурентноспособной продукции просто немыслим, а, скажем, в компании, занимающейся энергоаудитом. В питерской Quadro Electric сотрудники вооружены высокотехнологичными гаджетами.

Но, может быть, никто и не задумывался над оптимизацией затрат? На самом деле и тут все налажено, говорит Николай Алексеев, финансовый директор компании Quadro Electric (г.Санкт-Петербурге):

Для оптимизации своих затрат мы применяем многоуровневую систему бюджетирования. Причем, для более детального анализа и планирования затрат привлекаются сотрудники всех подразделений. В управлении компанией опираемся на принципы концепции LEAN. Эта концепция менеджмента основана на неуклонном стремлении к устранению всех видов потерь. Она предполагает вовлечение в процесс оптимизации бизнеса каждого сотрудника и максимальную ориентацию на потребителя. Сегодня ее успешно используют тысячи компаний во всем мире, и Quadro Electric не стала исключением. Это позволяет нам оперативно выявлять и устранять все точки необоснованных затрат как в офисе, так и в производстве.

Обратите внимание - «затрат»! В сегодняшнем посткризисном мире это едва ли не приоритетная составляющая процесса оптимизации. Но бывает ли их сокращение неэффективным и как этого избежать? Разъяснения по этим вопросам у Елены Куренной, главного бухгалтера ООО «СЗПМ»:

Экономия затрат всегда была основной задачей для любого бизнеса. Экономят, или лучше сказать, оптимизируют компании обычно все подряд: от заработной платы сотрудников до мелких офисных расходов. Для того, чтобы избежать панического неэффективного сокращения затрат, необходимо создать целую систему управления ими, которая включает в себя и повышение координации деятельности различных структурных подразделений, и обеспечение финансовой дисциплины, и установление лимитов затрат и нормативов по отдельным видам товаров и услуг, видам бизнеса и структурным подразделениям.

Одной из стратегических задач управления хозяйственной деятельностью такого промышленного предприятия, как наше, является снижение издержек. Для достижения результатов ведется работа по нескольким направлениям, в число которых входят снижение уровня производственного брака, экономия материальных ресурсов, энергоэффективность при эксплуатации производственного оборудования.

Важную роль играет оптимизация процесса закупок, ведь цены закупаемых комплектующих и услуг во многом определяют себестоимость продукции нашего предприятия. От своевременности поступления необходимых ресурсов зависят выполнение производственного плана, соблюдение сроков отгрузки продукции потребителям, и как следствие, размер выручки предприятия. От соответствия объемов закупаемых материалов текущей потребности зависит величина денежных средств, замораживаемых в форме запасов.

Кадры, простои, издержки, затраты, сроки… Бесконечный круг вопросов, которые возникают снова и снова. Тогда может ли, в принципе, оптимизация производства быть закончена или это постоянно продолжающийся процесс? Узнаем, мнения представителей компаний «Русский Трансформатор» и RS Group.

Алексей Зубарьков, заместитель генерального директора ЭТК «Русский Трансформатор»:

Думаю, большинство со мной согласится, что оптимизация любого процесса (в т.ч. производства) не может быть закончена. Недаром говорят - «нет предела совершенству». Любой руководитель должен понимать, что если остановиться на достигнутом результате, то очень скоро можно оказаться в аутсайдерах. Технологии не стоят на месте, и каждый день мы читаем в новостях о все новых и новых достижениях, способных кардинально изменить наш мир через несколько лет.

Например, всего 20–30 лет назад о компьютерах многие даже не слышали. Именно с компьютерами связан один из основных способов оптимизации - автоматизация. Автоматизация - это не просто покупка станков с ЧПУ. Зачастую, автоматизация процесса продаж и управленческих вопросов может принести гораздо больше пользы. Я считаю, что именно на автоматизацию всех процессов стоит обратить внимание в первую очередь.

Безусловно, есть еще множество направлений для оптимизации, как то: энергоэффективность, логистика, аутсорсинг и прочее. Но, даже максимально оптимизированное на сегодня производство, уже завтра будет в чем-то не совершенным. Оптимизация - это непрерывный процесс, и именно он привел наше общество от эпохи каменного топора к эпохе космических кораблей.

Роман Земцов, директор по маркетингу компании RS Group (г. Москва):

Основываясь на своем трехлетнем опыте работы директором по маркетингу и сбыту трансформаторного завода и нынешней деятельности, отвечу, что процесс этот непрерывный. Предприятию необходимо идти путем постоянного улучшения собственных процессов. Иначе будет крайне тяжело выдержать конкуренцию в современных рыночных реалиях. Особенно на фоне вступления России в ВТО.

Безусловно, формат оптимизации зависит от масштаба предприятия, отрасли, экономической ситуации и пр. Но потенциал для улучшений есть всегда. При этом, под «производством» я бы подразумевал не только фактический выпуск продукции, но также логистику, маркетинг, коммерцию, ФЭД, службу HR, НИ-ОКР, департамент IT. Все подразделения должны работать как единый слаженный механизм. А достичь такого взаимодействия не так просто. При этом оптимизация напоминает гонку за горизонтом. На смену одним технологиям приходят другие, более эффективные. Время жизненного цикла продуктов стремительно уменьшается. Маркетинговые инвестиции на продвижение продукции растут. На смену одним поставщикам приходят другие. Повышение квалификации персонала есть осознанная необходимость. И те предприятия, на которых менеджмент сможет вовлечь всех сотрудников в непрерывный процесс оптимизации производства, получат дополнительные конкурентные преимущества.

Вот так обстоят сегодня дела в компаниях отрасли. Среди них есть гиганты с многотысячными коллективами, а есть и совсем небольшие. Однако везде задумываются над тем, как сделать работу более эффективной, выбирая при этом свой путь. Тем не менее, существует и общее правило: оптимизация производственных процессов должна охватывать всех - от директора, до рабочего. И одним из первичных условий для повышения производительности труда является материальный стимул, т.е. достойная и своевременная плата за проделанную работу. Может быть тогда, сталинское «жить стало лучше, жить стало веселее», без доли иронии снова вернется в народ.

Тимур ЖЕМЛИХАНОВ

Человеческий ресурс нуждается в периодической оптимизации. В периоды падения прибыли руководству приходится принимать решение о снижении расходов на персонал и проводить оптимизацию кадров. Как проводить оптимизацию, читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Оптимизация кадров - процесс, при котором выполняется оценка эффективности работы и принимается решение по дальнейшим мерам в отношении кадрового состава предприятия. Оптимизация кадрового состава проводится для повышения производительности труда или снижения расходов на персонал.

Скачайте документы по теме:

Формы кадровой оптимизации:

• сокращение численности сотрудников;
• повышение доли квалифицированных специалистов среди персонала;
• сокращение денежных расходов на рабочих;
• проведение мероприятий по обучению кадров для улучшения их работы;
• оптимизация рабочего времени персонала.

Выбор конкретной формы зависит от предприятия и сложившихся условий, от влияния внешних и внутренних факторов.

Как проводить оптимизацию кадрового состава

Оптимизация персонала на предприятии направлена на минимизацию расходов и увеличение прибыли предприятия. Чтобы выполнить оптимизацию численности работников, нужно уточнить критерии, по которым все это будет проводиться.

Методы проведения оптимизации кадров могут быть различными. Традиционно используются следующие мероприятия:

• увольнение части работников с целью сокращения мест;
• расформирование отдельных подразделений;
• аутстаффинг, аутсорсинг и лизинг сотрудников.

Для увольнения части работников менеджерам необходимо разработать соответствующую программу. При разработке и реализации этой программы необходимо:

Обеспечить соблюдение трудового законодательства. Иначе предприятию грозят судебные иски. Оно может понести финансовые издержки, а репутации будет нанесен значительный ущерб.

Разработать понятные и максимально объективные критерии отбора персонала для оптимизации. Критериями к сокращению в дополнение к факту ликвидации рабочего места может являться небольшой стаж работы на предприятии, наличие дисциплинарных взысканий .

Преимущество должны получить те мероприятия, при которых сотрудники покидают предприятие добровольно. Например, досрочная отправка на пенсию с оплатой полной пенсии.

Важно провести коммуникационную кампанию для предоставления работникам наиболее полной информации о причинах увольнений, используемых критериях отбора для оптимизации кадров на предприятии, компенсации увольняемым, возможных перспективах их возвращения в компанию.

Оказать увольняемым сотрудникам помощь в виде выплаты материальной компенсации и помощи в трудоустройстве. Конкретные размеры компенсации определяются требованиями законодательства, финансовыми возможностями организации, ее традициями.

Возможно, вам будет интересно узнать:

• KPI – ключевые показатели эффективности работы сотрудников
• Основные показатели экономической эффективности: методика определения и исчисления
• Как разрабатывать и внедрять ключевые показатели эффективности

Оптимизация работы персонала

Существует универсальный алгоритм, который можно использовать при оптимизации работы персонала любого подразделения.

Составление общего списка выполняемых функций внутри каждого отдела . Для простоты его следует разбить в соответствии с отдельными должностями. Получится детальный перечень функций, выполняемых сотрудниками отделов.

Проведение оценки успешности выполнения функций. Обычно сбои обнаруживаются у одного человека, но чаще невыполненные функции будут равномерно распределены среди работников всего подразделения.

Нахождение зависимости выполнения функций от субъективных причин. На данном этапе определяется, насколько проблемы выполнения связаны с особенностями работников. Возможно, есть неторопливые сотрудники, постоянно задерживающие сроки сдачи поставленных задач. Оптимизация работы персонала потребует в этом случае изменение обязанностей таких работников на те, которые не требуют быстрых реакций.

Определение зависимости работы от факторов внутри коллектива. Основным внутренним фактором, влияющим на эффективность работы , можно считать рабочую атмосферу в отделе. Если в подразделении стоит атмосфера противостояния и агрессии, работа будет буксовать там, где требуется межличностное взаимодействие.

К другим негативным внутренним факторам, требующим не оптимизацию персонала на предприятии, а принятие иных мер, относятся:

• недостаточная автоматизированность процесса: ведение бумажных баз данных, ручное заполнение документов и пр.;
• неточное определение должностных обязанностей;
• дублирование функций работников;
• наличие у сотрудников двойного подчинения.

Определение зависимости успешного исполнения функций от факторов вне подразделения. Часто негативное влияние на эффективность подразделения оказывает срыв сроков со стороны смежных отделов.

Составление карты временных затрат на выполнение сотрудниками функций. Должна получиться картина использования рабочего времени в отделе. Так вы узнаете кто, сколько времени и на что тратит.

Для оптимизации кадров на предприятии по итогам оценки предложите сотрудникам вносить свои предложения по улучшению работы отдела. Результаты не всегда будут масштабны, но прислушаться к мнению персонала необходимо.

Ищите возможности для объединения однотипных функций. Это даст возможность сэкономить время специалистов и повысить общую производительность труда отдела - тем самым достигается оптимизация расходов на персонал.

Примеры таких решений:

• автоответчик;
• оператор ПК, занимающийся вводом первичных документов и избавляющий от этой рутины более квалифицированных специалистов;
• телемаркетологи в отделах продаж и др.

По возможности максимально автоматизируйте бизнес-процессы . Внедрение автоматизации может повысить производительность труда до 100%, за счет сокращения времени на коммуникации, избавления сотрудников от рутинной работы и поиска требуемых документов.

Ищите возможности для обучения кадров. Оптимизация затрат на персонал в результате обучения является не только социально предпочтительным методом, но и нацеленным на перспективу. Однако вложение средств в обучение оправдано лишь при условии, что сотрудник проработает в компании достаточный срок.

Главное - отслеживать результативность обучения. Как повышается эффективность работы персонала при пройденном обучении?

Как провести оптимизацию рабочего времени персонала

Потери времени напрямую связаны с потерей денег. Если сделан вывод, что рабочее время используется неэффективно, необходимо предпринять решительные действия в зависимости от обнаруженной проблемы.

Оптимизация рабочего времени персонала необходима при недостатках в организации рабочего процесса. Когда каждый работник выполняет задачу, которую он считает важной на данный момент. Хотя в это же время другой сотрудник может ждать от первого готовый документ и полдня провести без работы в таком ожидании.

Часто потере времени способствуют и непродуктивные указания руководителей, когда задачи ставятся одна за другой. Сотрудник вынужден переключаться на выполнение новых, не завершив предыдущие. Поэтому руководителю необходимо начать с организации своей работы. И только после этого приступить к организации рабочих процессов подчиненных , расстановке приоритетов для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и элементарную необеспеченность ресурсами. Классический пример, когда в принтере неожиданно заканчивается бумага.

Отсутствие учета рабочего времени, временных рамок, нормативов - еще одна существенная причина, требующая оптимизацию рабочего времени персонала. Учет рабочего времени дисциплинирует уже своим наличием, чтобы сотрудники не стремились решать свои дела в рабочее время.

Для любых задач необходимо устанавливать временные рамки и сроки выполнения . Если сотрудник не уложится в установленное время по объективным причинам, в следующий раз всегда можно при необходимости увеличить срок выполнения.

Для простых и часто повторяющихся задач можно устанавливать нормативы времени. При реализации больших проектов обязательно составлять план-график работы . Если у сотрудников не получается его придерживаться, то руководителю проекта следует решить эту проблему и найти варианты оптимизации работы персонала.

Важно соблюдать чередование времени работы и отдыха. У особо ретивых руководителей сотрудники могут работать в активном режиме в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине банальной усталости.

В этом случае не может идти речь об оптимизации кадров. Руководителю нужно присматриваться к сотрудникам, их личному ритму. Желательно индивидуально устанавливать соответствующий график работы . Например для «сов», активность которых начинается после обеда.

По-возможности нужно продумать паузы в рабочем процессе. После каждого часа работы оставляйте 5–10 минут отдыха - это не позволит снизиться производительности труда. По завершении серьезных, напряженных проектов устройте сотрудникам день отдыха. От психологически и умственно истощенных работников нет смысла ждать продуктивной деятельности.

Вынужденные простои также требуют внимания руководства и решений по оптимизации рабочего времени персонала. В некоторых случаях для устранения или сокращения периодов вынужденных простоев можно применять гибкие графики. Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от позиции и умений руководителя .

Вывод

Перед оптимизацией кадров руководство предприятия должно использовать все варианты улучшения качества работы персонала при имеющейся численности. А сокращение штата следует проводить как крайнюю меру, если другие решения неэффективны.

Я уже ни раз упоминал в своих статьях, что я работаю вместе с командой из 9-ти человек. Год назад для коммуникации с ними я использовал разные мессенджеры и соцсети, а для выдачи и контроля задач применял Google Drive и Google Таблицы.

Т.к. у каждого свои предпочтения мне приходилось с кем-то переписываться в ВК, с кем-то по почте, с кем-то в Skype или Viber. А бывало, что один и тот же человек писал мне и туда и туда. Понятное дело, что найти потом нужную информацию было крайне сложно.

Чем с большим количество людей я начинал работать на постоянной основе, тем к большей путанице это приводило. В Google Drive появлялось всё больше персональных папок и файликов, к которым я выдавал совместные доступы, а когда к какому-то конкретному файлу было необходимо предоставить доступ новому сотруднику – это превращалось в ад и отнимало на поиски этого самого файла не мало времени.

Ко всему прочему у меня в бумажном блокноте было по 15-20 личных ежедневных задач, которые тоже хотелось перенести в электронный вид, чтобы вся работа хранилась в одном месте и была легкодоступна из любого места – дома, офиса, маршрутки, пляжа или кафе.

В какой-то момент я просто затрахался следить за всем этим, и я решил оптимизировать весь этот хаос.

Логично, что я начал оптимизацию рабочих процессов с гугления разных CRM-систем. А после не продолжительных поисков остановился на Битрикс 24. Очевидных плюсов этой системы было два:

1. Здесь было все, что мне нужно.
2. Битрикс 24 бесплатен для 12 сотрудников.

Битрикс 24 сэкономил время в 13,3 раза!

Первый запуск Битрикса меня, конечно, огорчил. По первой интерфейс кажется очень не дружелюбным. Куча каких-то менюшек-подменюшек, закладок и кнопок. Мне потребовалось чуть больше недели, чтобы привыкнуть ко всему этому, и я постепенно начал добавлять туда сотрудников и переносить часть задач в экосистему Битрикс 24.

Битрикс 24 в браузерной версии на декстопе.

С первых дней работы с командой в Битриксе стало понятно, что это очень удобно и очень сильно экономит время. Если раньше на постановку задачи и оповещению о ней сотрудников тратил минут 20, то теперь на это уходило 1,5 минуты и всего несколько кликов.

Раньше

Evernote на декстопе.

Я много слышал об этом органайзере, но всё никак не доходили руки потестить его функционал. На данный момент я очень рад, что наконец-то добрался до Evernote, потому что он действительно экономит время и не даёт забывать появляющиеся в голове идеи. С помощью пары кликов можно создать заметку и уже не боятся, что что-то вылетит из головы из-за большого объёма информации.

Evernote на смартфоне.

К слову, за первые два дня использования я нахерачил в Evernote 27 заметок 🙂

4 в 1!

Но и это ещё не всё. После того как удалось разобрать и личный хаос, я стал искать пути, как совместить работу с сотрудниками и личные задачи с Битрикс 24. Целью было максимально объединить всё в одном месте.

И, чёрт возьми, мне это удалось!

Погуглив я нашёл на официальном сайте приложение для Битрикс 24 для синхронизации Evernote . Приложение позволяет выгружать заметки в Битрикс и создавать на их основе задачи.

Крайне удобная и безумно полезная вещь! Теперь получается так:

1. Нагенерил идей в маршрутке, туалете, баре или перед сном.
2. Выгрузил заметки связанные с рабочими моментами в Битрикс и на их основе раскидал задачи для себя и сотрудников.
3. PROFFIT!!111

Планирование работы

Теперь, когда все заметки, напоминания и идеи находятся в одном месте можно с лёгкостью планировать работу на день, неделю и даже месяц.

Теперь можно не боятся, что что-то забудешь, какое-то мероприятие пропустишь или какой-то контрагент не заплатит деньги и это пройдёт незамеченным.

Единственное, что ещё осталось синхронизировать с Битрикс 24 – это сервис МоёДело , которым я также пользуюсь. Но, насколько мне известно, МоёДело работает над этим вопросом (сейчас есть синхронизация только с AmoCRM) и возможно скоро и эта последняя боль будет закрыта.

Что получилось?

В итоге получилась вот такая связка:

• Google Drive + Google Таблицы + синхронизация с Битрикс 24 – для сотрудников.
• Evernote + синхронизация с Google Календарь + синхронизация с Битрикс 24 с помощью приложения Evernote для Битрикса – для меня.

Таким образом, все рабочие задачи, идеи и напоминания сразу же появляются в единственной программе – Битрикс 24, которая стоит на телефоне и доступна из любого уголка планеты, где есть Интернет.

P.S.

Единственный косяк – это то, что количество статей для прочтения копится быстрее, чем на их прочтение находишь время 🙂 Но это уже не вина Pocket.

Надеюсь мой опыт по оптимизации рабочих процессов с помощью этой адовой связки сервисов и программ поможет и вам сэкономить время, начать грамотно планировать рабочий день и не забывать о мелочах, микрозадачах и интересном контенте!

А если кому-то есть, что дополнить прошу написать об этом в комментариях!